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Règlement relatif à l'octroi de subventions aux groupements sportifs et aux mouvements de jeunesse pour l'encadrement des jeunes de 4 à 16 ans

Article 1er. Champs d'application

Le présent règlement s'applique à toutes associations, reconnues par le Collège communal de Villers-le-Bouillet, organisant une activité sportive ou un mouvement de jeunesse sur la commune de Villers-le-Bouillet, appelées ci-après" l'association" ou "les associations".

Pour être reconnue, l'association doit introduire une demande de reconnaissance auprès du Collège communal. Cette demande de reconnaissance sera introduite, obligatoirement par écrit, via un formulaire prévu à cet effet et disponible à l'administration communale ou sur le site internet communal.

Peuvent prétendre à la subvention, les associations qui, quelle que soit leur raison sociale, organisent des activités définies ci-dessus, pour autant que ces activités ne constituent pas en une activité professionnelle.

Article 2. Objet de la subvention

La commune de Villers-le-Bouillet octroie une subvention annuelle sous format d'aide financière à l'association, tenant compte du nombre d'enfants affiliés de 4 à 16 ans inclusivement et des encadrants. L'âge des enfants et le niveau des encadrants seront ceux au 1er janvier de l'année de la demande de subside.

La subvention est destinée à couvrir les frais d'organisation d'activités aux publics ciblés.

Article 3. Montant de la subvention

Enfant

Un montant forfaitaire annuel de cinq euros (5 €) par enfant et par année civile, tel que décrit à l'article 2.

Encadrant

Un montant forfaire annuel de vingt euros (20 €) par encadrant diplômé d'une formation reconnue, (ADEPS ou Fédération d'un mouvement de jeunesse reconnu), de 1er niveau.

Le montant de base est majoré de 25% si l'encadrant a acquis un deuxième niveau de diplôme.

Le montant de base est majoré de 50% si l'encadrant a acquis un troisième niveau de diplôme.

Ces montants sont dûs par année civile.

Article 4. Condition d'octroi

L'association qui sollicite une subvention communale doit cumulativement :

  • Organiser son activité principalement sur le territoire villersois;
  • Avoir des affiliés régulièrement inscrits âgés de 4 à 16 ans. L'âge des enfants et le niveau des encadrants seront ceux au 1er janvier de l'année de la demande de subside;

L'association ne peut solliciter une nouvelle subvention aussi longtemps qu'elle n'a pas restitué une subvention indument perçue et pour laquelle une demande de restitution a été transmise.

Article 5. Modalité d'octroi

Les demandes de subventions sont adressées au Collège communal, obligatoirement par courrier postal ou par mail, pour le 31 mars au plus tard au moyen du formulaire annexé au présent règlement. Toutefois, pour l'exercice 2022, la date de dépôt des demandes est fixée au 31 juillet 2022 au plus tard.

Lorsque le dossier est complet, le Collège communal statue sur les demandes et octroie les subventions.

Article 6 . Limites de la subvention

Les subventions communales ne sont accordées que dans la limite des crédits budgétaires disponibles à l'article 76401/332-02.

Article 7 . Liquidation de la subvention

Les subventions accordées par le Collège communal ne sont liquidées qu'après approbation des crédits budgétaires par les autorités de tutelle.

Chaque subvention est versée en une seule fois sur les comptes bancaires des associations bénéficiaires, tels que mentionnés sur le formulaire de demande de subvention.

Si le numéro de compte bancaire devait être modifié, l'association bénéficiaire en avertira par écrit les services de l'administration communale. La demande de modification sera signée par un minimum de 2 membres de l'association.

Article 8. Obligation du bénéficiaire

Toute association bénéficiaire de cette subvention doit l'utiliser aux fins pour lesquelles elle a été octroyée à savoir l'organisation d'activités pour les jeunes de 4 à 16 ans.

Pour justifier l'utilisation de la subvention , le bénéficiaire doit introduire l'ensemble des documents suivants :

  • le formulaire annexé à ce règlement dument complété;
  • le listing des enfants âgés de 4 à 16 ans inclus, au 1er janvier de l'année par rapport à l'année de la demande de subside, classé par âge et par ordre alphabétique. Le listing reprendra le nom, le prénom , l'adresse et la date de naissance de chaque affilié.
  • Si une subvention a déjà été perçue, la preuve d'utilisation de celle-ci (facture(s) de l'année concernée par la dernière subvention reçue )

Une déclaration de créance ne sera pas valablement reçue comme justificatif de dépenses.

Article 9. Contrôle de l'octroi des subventions

Le Collège communal ou les fonctionnaires communaux mandatés à cet effet par le Collège communal, ont le droit de contrôler l'utilisation des subventions faite par les bénéficiaires de la présente, la décision restant toutefois de la responsabilité du Collège Communal.

Article 10. Restitution

§1 . Dans les hypothèses ci-dessous, l'association bénéficiaire est tenue de restituer la subvention octroyée si :

  1. La subvention n'est pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été accordée.
  2. Le bénéficiaire ne fournit pas les justifications visées à l'article 8.
  3. Le bénéficiaire s'oppose au contrôle visé à l'article 9.

La subvention devra être restituée dans les 2 mois de la demande de restitution , sur le compte bancaire communal BE17 0910 0045 5121.

§2 . A défaut, la commune est autorisée à recouvrir par voie de contrainte, les subventions sujettes à restitution conformément à l'article L3331-8 §2, du Code de la Démocratie et de la Décentralisation.

Article 11. Délégation

Le Conseil communal donne délégation au Collège communal pour l'octroi et la libération de ces subventions, dans les limites des crédits inscrits à l'article 76401/332-02 du budget communal.

Chaque année, lors de la présentation du compte communal, le Collège communal fait rapport au Conseil communal des subventions octroyées au cours de l'année, en application à l'article L1122-37, §2, du Code de la démocratie locale et de la Décentralisation.

Article 12. Respect des données à caractère personnel

Le traitement de données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement se fera suivant les règles suivantes :

  • Responsable de traitement : la Commune de Villers-le-Bouillet,
  • Finalité du traitement : Octroi de subvention,
  • Catégorie de données selon le type de règlements : données d'identification directes, coordonnées de contact, caractéristiques personnelles, données financières et transactionnelles,
  • Durée de conservation : la commune s'engage à conserver les données pour un délai de minimum 7 ans et 30 ans maximum et à les supprimer par la suite ou à les transférer aux Archives de l'Etat,
  • Méthode de collecte : déclaration transmise par le demandeur,
  • Communication des données : les données ne seront communiquées qu'à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l'article 327 du CIR92.

Article 13. Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur après accomplissement des formalités de la publication faites conformément aux articles L1133-1 à 3 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

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