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Le CPAS recrute un(e) employé(e) d'administration

Le CPAS de Villers-le-Bouillet recrute un(e) employé(e) d’administration niveau D6 à temps-plein à titre contractuel et constitution d’une réserve de recrutement.

Conditions générales de recrutement

  • Être titulaire d'un graduat/bachelier juriste ou titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat/baccalauréat) ou d’un titre réputé équivalent à autre finalité mais justifier d’une expérience utile de 5 ans dans un CPAS dans une fonction similaire;
  • Être belge ou citoyen de l’Union européenne ;
  • Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante en regard de la fonction à exercer;
  • Jouir des droits civils et politiques ;
  • Être de conduite irréprochable ;
  • Réussir les épreuves de sélection

Conditions particulières de recrutement

  • Être titulaire du permis B et disposer d’un véhicule ;
  • Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet…).

Mission globale de la fonction

L’employé(e) d’administration du CPAS est chargé de la gestion de tâches administratives et de secrétariat s’intégrant dans le fonctionnement administratif général du CPAS. Ses tâches sont de nature administrative et touchent principalement, à la gestion administrative générale et des bâtiments, aux marchés publics et à la protection des données personnelles.

Au sein du CPAS l’agent fait partie des services administratifs du CPAS et travaille principalement en collaboration avec la Directrice Générale. Inscrit au sein d’une équipe de petite taille, il fait preuve d’autonomie et de polyvalence dans son travail. Il effectue ses tâches sous la responsabilité de la Direction Générale du CPAS.

Tâches principales de la fonction

Tâches transversales

  • Réaliser, proposer et créer des courriers, photocopies, mises en page de documents, documents de suivi et de synthèse.
  • Ecrire, rédiger, élaborer des rapports, des procès-verbaux ou des comptes rendus ;
  • Assurer le classement des dossiers et l’archivage ;
  • Rédiger les ébauches de projets de délibérations des organes liés à ses tâches ;
  • En regard de ses attributions, être capable d’identifier le problème à traiter, rassembler les pièces nécessaires au traitement, établir, le cas échéant, le dossier et en assurer le suivi ;

Gestion administrative et des bâtiments

  • Gérer le courrier entrant et sortant du CPAS (par les moyens physiques et électroniques), traiter la correspondance, assurer le suivi ;
  • Assurer l’accueil et la permanence téléphonique du CPAS ;
  • Assurer le suivi administratif de fonctionnement des bâtiments :
  • Faire le relevé des appareils et consommations des bâtiments du CPAS et assurer le suivi auprès des fournisseurs;
  • Assurer la fourniture des bâtiments (commandes de mazout, fournitures de bureau…) ;
  • Accompagner les techniciens lors de leurs visites ;
  • Prendre en charge les tâches administratives urgentes, en l’absence de collègue, en vue d’assurer la continuité du service public ;
  • Assurances : déclaration et suivi administratif des sinistres ;

Marchés publics

Préparer les marchés publics et assurer la gestion du patrimoine, dont :

  • Préparer les marchés en collaboration avec les services concernés : définir l’objet du marché, identifier les potentiels soumissionnaires, estimer le marché ;
  • Etablir les courriers de demandes, réceptionner les offres et les analyser ;
  • Réaliser les projets de décisions, d’attribution et de délibérations liés ;.
  • Participe à la planification des marchés et à leur définition ;

Gestion des délibérations des organes délibérants (Bureau Permanent)

  • Collecte des dossiers dans les services ;
  • Vérification des délibérations et de la complétude des dossiers
  • Rédaction des projet d’ordre du jour (avec la Directrice générale) des séances du Bureau Permanent
  • Elaboration des projets de procès-verbaux du Bureau Permanent ;
  • Tenue des registres des délibérations.

Gestion de la protection des données personnelles

En collaboration avec le délégué à la protection des données, les partenaires externes et les membres du personnel du CPAS, l’agent est la personne de contact interne au CPAS concernant la gestion de la protection des données dans le cadre du RGPD.

Compétences requises

Savoir

  • Disposer d’un excellent niveau de français (oral et écrit), d’une orthographe parfaite.
  • Capacité d’écoute, d’accueil et de négociation ;
  • Expérience ou bonne connaissance de l’administration et/ou du travail en C.P.A.S ;
  • Maitriser les législations et réglementations en vigueur en lien avec la fonction (la loi organique du 8 juillet 1976 des Centres Publics d'Action sociale) ;
  • Pouvoir utiliser les logiciels informatiques les plus courants (suite Office).

Savoir-être

  • Adaptation rapide ;
  • Rigueur et sens de l’organisation (choix des priorités, respect des délais, ordre et méthode...) ;
  • Flexibilité́ et dynamisme ;
  • Bonne capacité́ de communication orale et écrite, sens de l’observation et écoute active;
  • Empathie et capacité à prendre de la distance ;
  • Autonomie et esprit d’équipe.

Savoir-faire

  • Savoir transmettre ses propres observations et analyses ;
  • Savoir collaborer avec d’autres professionnels de son équipe et extérieurs à son équipe ;
  • Faire preuve d’autonomie dans le travail, de sens des responsabilités, de capacité à gérer les conflits et le stress.

Offre

  • Régime contractuel : contrat à durée indéterminée, à temps plein
  • Rémunération : l'échelle barémique de départ sera celle du niveau D6 (16.174,07 € – 24.852,06 €) « Employé(e) d’administration » – montants bruts annuels non indexés (coefficient actuel d’indexation : 1,7410), soit actuellement 2.346,59 € bruts mensuels à l’échelon 0 au niveau D6 à l’index actuel (hors allocation foyer/résidence éventuelle) –et tiendra compte, le cas échéant, de son ancienneté professionnelle valorisable
  • Avantages : chèques-repas (valeur faciale de 7 €), pécule de vacances, allocation de fin d’année, adhésion au service social public (permet de bénéficier d'avantages sur les réservations de vacances, sur la souscription personnelle d'une assurance hospitalisation…), assurance groupe (2ème pilier de pension : cotisations patronales mensuelles s’élevant à 3 % du salaire mensuel brut).

Procédure de recrutement

La sélection s'opèrera comme suit:

  1. L’épreuve écrite portera sur la matière suivante :
  • Synthèse et commentaires d’un texte
  • Législations :
    • loi organique du 8 juillet 1976 des Centres Publics d'Action Sociale ;
    • législations relatives aux marchés publics
  1. L’épreuve orale portera sur un entretien permettant de percevoir la personnalité du candidat, ses motivations et ses capacités à occuper le poste

Candidatures

Les candidat(e)s doivent introduire leur candidature, soit,

Au moyen

  • d'une lettre de motivation, datée et signée ainsi que d'un curriculum vitae avec photo ;
  • d'une copie du/de(s) diplôme(s) ;
  • d’une copie du permis de conduire B ;
  • toutes pièces utiles justifiant d’une expérience en lien avec le poste à pourvoir.

En cas d’engagement, un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois (modèle 595) sera demandé.

Votre candidature doit être transmise, pour le lundi 24 mai 2021, 16h, date limite.

Les candidatures ne répondant pas aux exigences demandées, incomplètes ou rentrées hors délai ne seront pas retenues.

Des renseignements complémentaires sur la procédure et la fonction peuvent être obtenus auprès de Nicole GELIN, Directrice Générale, au 019 67 92 00 ou bmljb2xlLmdlbGluQGNwYXMtdmlsbGVycy1sZS1ib3VpbGxldC5iZQ==.

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